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Lohnsteuer-Nachschau: Vorteil durch Makellosigkeit

Betriebsprüfer dürfen ohne Anmeldung die Geschäftsräume betreten, Lohn­unterlagen einsehen und bei Auffälligkeiten eine umfassende Lohnsteuer-Außenprüfung starten. Daher sollten Zahlen mit dem Steuerberater gut aufbereitet und dokumentiert werden.

Text: Sigrun an der Hei­den


Dem The­ma Betrieb­sprü­fung begeg­net Thomas Bulle gelassen. In den let­zten Jahren erlebte der kaufmän­nis­che Leit­er der Schon­del­maier GmbH Press­werk im baden-würt­tem­ber­gis­chen Gutach mehrfach, dass Kon­trolleure des Finan­zamts gezielt dort nach­bohren, wo sich ver­mut­lich Geld ein­treiben lässt: „Die haben ein Hand­buch, das typ­is­che Fehler der Unternehmen auflis­tet.“ Auch der Betrieb, der kalt­fließge­presste hochw­er­tige Bauteile für die Auto­mo­bil- und Nutz­fahrzeug­in­dus­trie entwick­elt und fer­tigt, musste schon Lohn­s­teuer nachzahlen. „Wir waren davon aus­ge­gan­gen, dass Geschenke an Geschäfts­fre­unde von der Lohn­s­teuer befre­it sind“, so Bulle. Im konkreten Fall traf dies jedoch nicht zu.

Kontrolleure mit mehr Rechten

Für den Betrieb­swirt war das ärg­er­lich, aber kein Bein­bruch. Weil Bulle weiß, dass der Teufel beim Lohn­s­teuer­recht im Detail steckt, achtet er generell akribisch darauf, dass steuer­lich rel­e­vante Zahlun­gen in der Lohn­buch­hal­tung exakt erfasst und sauber doku­men­tiert wer­den: „Die Unter­la­gen sind elek­tro­n­isch vorhan­den, sodass wir sie dem Prüfer bin­nen ein­er Stunde voll­ständig vor­legen kön­nen.“ Bean­standet der etwas, wird reagiert. Strit­tige Fra­gen bespricht der kaufmän­nis­che Leit­er mit dem Steuer­ber­ater. Die 30-prozentige Pauschal­s­teuer für betrieblich ver­an­lasste Sachzuwen­dun­gen (etwa Wei­h­nacht­spräsente an Geschäftspart­ner) führt der Fam­i­lien­be­trieb seit dem Hin­weis des Finan­zamts kor­rekt ab. Daher sagt Bulle: „Auf die näch­ste Prü­fung sind wir gut vor­bere­it­et, selb­st wenn sie unangekündigt erfol­gt.“

Das kön­nen ver­mut­lich nur wenige Unternehmer behaupten. Immer wieder sind Lohn­s­teuer­nachzahlun­gen fäl­lig, wenn der Fiskus Gehaltsabrech­nun­gen und Belege prüft. Und Fir­menchefs müssen zunehmend mit unangekündigten Kon­trollen rech­nen, seit der Geset­zge­ber den Finanzämtern eine neue Waffe gegeben hat: die Lohn­s­teuer-Nach­schau. Ana­log zum Umsatzs­teuer­recht räumt er der Finanzver­wal­tung umfan­gre­iche Rechte ein, konkretisiert in einem Schreiben des Bun­desmin­is­ters für Finanzen vom Okto­ber 2014. „Kon­trolleure dür­fen unangekündigt den Betrieb während der Geschäfts- und Arbeit­szeit­en betreten und Ein­sicht in die Loh­nun­ter­la­gen nehmen“, so Roman Seer, Pro­fes­sor für Steuer­recht an der Uni­ver­sität Bochum. Sie prüfen, ob Lohn und Gehalt kor­rekt abgerech­net und ver­s­teuert wur­den. Vor­rangig dient die Lohn­s­teuer-Nach­schau dazu, Schwarzarbeit aufzudeck­en sowie die Schein­selb­st­ständigkeit zu bekämpfen. Beson­ders im Fokus der Kon­trolleure ste­hen daher Baubranche, Gas­tronomie und Betrieb­sneu­grün­dun­gen.

LOHNSTEUER-NACHSCHAU

Diese Rechte hat der Prüfer

BETRETEN: Er kann unangekündigt in alle beru­flich oder gewerblich genutzten Räume gehen, auch ins häus­liche Arbeit­sz­im­mer. Rein pri­vat genutzte Räume sind aber tabu, und er darf Geschäft­sräume wed­er durch­suchen noch Unter­la­gen beschlagnah­men.

EINSEHEN: Er darf Lohn- und Gehalt­sun­ter­la­gen, Aufze­ich­nun­gen, Büch­er, Geschäftspa­piere und andere Urkun­den studieren, die zur Ermit­tlung der Lohn­s­teuer rel­e­vant sind, und die Vor­lage von Lohnabrech­nun­gen ver­lan­gen.

BEFRAGEN: Er darf Arbeit­ge­ber wie Mitar­beit­er befra­gen sowie Auskün­fte über Art und Höhe ihrer Einkün­fte von den Beschäftigten fordern. Bei­de sind zur Mitwirkung verpflichtet.

DRUCKEN LASSEN: Er darf auf Dat­en der Lohn­buch­hal­tung zugreifen, wenn es erlaubt wird. Ver­weigert der Fir­menchef die Zus­tim­mung, muss er die Dat­en aus­ge­druckt aushändi­gen.

AUSWEITEN: Er kann von der Nach­schau naht­los zur umfan­gre­ichen Lohn­s­teuer-Außen­prü­fung überge­hen, wenn er dazu Ver­an­las­sung sieht.

Prüfer begutachten die Räume

Oft wer­den die Prüfer durch eine kurze Kon­trollmit­teilung oder Buchungs­fehler ver­gan­gener Jahre auf den Plan gerufen. „Die Finanzbeamten ver­schaf­fen sich vor Ort einen Ein­druck von den räum­lichen Ver­hält­nis­sen, dem tat­säch­lich einge­set­zten Per­son­al und dem üblichen Geschäfts­be­trieb“, so Edgar Wilk, Präsi­dent der Steuer­ber­aterkam­mer Rhein­land-Pfalz. Sie kon­trollieren, ob der Fir­menchef die Lohnkon­ten richtig führt, den Aufze­ich­nungspflicht­en nachkommt und Belege vor­weisen kann. Zudem prüfen sie bei Betrieben mit vie­len Aushil­fen und Mini­job­bern, ob die Arbeitsver­hält­nisse steuer­lich kor­rekt eingestuft und ver­bucht wur­den. Fehler sind schnell passiert, zumal der Ver­di­enst von Mini­job­bern durch die Ein­führung des Min­dest­lohns leicht über die steuer­begün­stigte 450-Euro-Gren­ze rutschen kann.

Heikel wird es, wenn die Lohn­s­teuer-Nach­schau neue Fra­gen aufwirft und der Prüfer steuer­liche Unregelmäßigkeit­en ver­mutet oder Fehler beim Steuer­abzug ent­deckt. „Dann darf er naht­los zur umfan­gre­ichen Lohn­s­teuer-Außen­prü­fung überge­hen“, warnt Seer. Ob er die Lohn­buch­hal­tung auf Herz und Nieren prüft, ist Ermessenssache. Falls der Fir­menchef nicht kooperiert, son­dern auf Zeit spielt oder Unter­la­gen voren­thält, wird der Prüfer wahrschein­lich die Lohnkon­ten, Per­son­alak­ten, Verträge und Belege über steuer­frei gezahlte Extras genau anse­hen sowie die Gehaltsabrech­nun­gen mehrerer Jahre prüfen. Eine Prü­fungsanord­nung braucht er nicht. „Er muss den Unternehmer nur schriftlich darauf hin­weisen, dass sich eine Lohn­s­teuer-Außen­prü­fung anschließt“, sagt Seer. Außer­dem darf der Prüfer eine Geld­buße ver­hän­gen. Das Verzögerungs­geld beträgt min­destens 2.500 Euro. Wer dieses Szenario nicht vorher mit seinem Steuer­ber­ater durchge­spielt hat, wird meis­tens kalt erwis­cht. Anders als bei ein­er rou­tinemäßi­gen Lohn­s­teuer­prü­fung, die der Fiskus zwei Wochen vorher ankündigt, bleibt bei ein­er Nach­schau mit anschließen­der Außen­prü­fung keine Zeit, sich vorzu­bere­it­en und die Unter­la­gen auf Vor­der­mann zu brin­gen. Der Finanzbeamte muss nicht ein­mal auf das Ein­tr­e­f­fen des Steuer­ber­aters warten, den der Unternehmer sofort alarmieren sollte.

Oft wer­den die Kon­trolleure fündig: Sie monieren, dass Gren­zen für steuer­freie oder ‑begün­stigte Zahlun­gen, für Sachzuwen­dun­gen wie Tankgutscheine und Kita-Zuschüsse oder Geschenke an Mitar­beit­er und Kun­den über­schrit­ten wur­den. Die Ermit­tlung des geld­w­erten Vorteils aus der Nutzung von Geschäftswa­gen für Pri­vat­fahrten führt eben­falls oft zu Diskus­sio­nen mit dem Finanzbeamten. Legt der Unternehmer keine aus­sagekräfti­gen Belege und kein ordentlich geführtes Fahrten­buch vor, dro­ht eine Lohn­s­teuer­nachzahlung.

Chef haftet für die Lohnsteuer

Der Fir­menchef haftet als Arbeit­ge­ber für die Abführung der Lohn­s­teuer sowie des Sol­i­dar­ität­szuschlags und der Kirchen­s­teuer. Falls das Finan­zamt die zu wenig entrichtete Steuer nicht vom Arbeit­nehmer bekommt, muss der Betrieb zahlen. „Deshalb soll­ten Unternehmer auf eine sorgfältige Lohn­buch­hal­tung acht­en und mit ihrem Steuer­ber­ater besprechen, wie sie sich bei der Lohn­s­teuer-Nach­schau am besten ver­hal­ten“, emp­fiehlt Pro­fes­sor Seer. Große Sorgfalt und gute Vor­bere­itung sind noch aus einem weit­eren Grund entschei­dend: „Durch das Erscheinen des Finanzbeamten ist eine straf­be­freiende Selb­stanzeige nicht mehr möglich“, warnt Kam­mer-Präsi­dent Wilk.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2015

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