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Die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

Die Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG erfordert die Reduzierung der bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen bis 31.12.2012. Insbesondere soll eine Gleichstellung zwischen Papier- und elektronischer erfolgen.


Bis­lang musste mit ein­er qual­i­fizierten elek­tro­n­is­chen Sig­natur die Echtheit der Herkun­ft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen wer­den. Diese sollen ab 01.07.2011 nicht mehr der­art aufwendig belegt wer­den. Der Geset­zge­ber schreibt keine bes­timmte Tech­nolo­gie dafür vor, auf welchem Wege Unternehmer die geset­zlichen Erfordernisse erbrin­gen. Stattdessen kann der Unternehmer selb­st bes­tim­men, auf welchem Wege er die geset­zlichen Erfordernisse erbringt. Er muss sich dabei jedoch eines inner­be­trieblichen Kon­trol­lver­fahrens bedi­enen.

Grund­lage für die Geset­zesän­derun­gen ist Steuervere­in­fachungs­ge­setz 2011, welch­es vom Bun­desrat abschließend am 08.07.2011 ver­ab­schiedet wer­den sollte. Der Bun­desrat hat dem Geset­zen­twurf jedoch nicht zuges­timmt. Dies hat zur Folge, dass das Gesetz möglicher­weise in den Ver­mit­tlungsauss­chuss geht.

Grundzüge der elek­tro­n­is­chen Rech­nung. Eine elek­tro­n­is­che Rech­nung ist eine Rech­nung, die in einem elek­tro­n­is­chen For­mat aus­gestellt und emp­fan­gen wird. Der Unternehmer und der Rech­nungsempfänger müssen sich dabei einig sein, dass die Rech­nung elek­tro­n­isch über­mit­telt wer­den kann.

Die Rech­nung kann in einem beliebi­gen elek­tro­n­is­chen For­mat aus­gestellt wer­den. Hierunter fall­en Rech­nun­gen, die per E‑Mail ggf. mit PDF- oder Text­dateian­hang, per Com­put­er-Tele­fax, auf einem Daten­träger (USB-Stick, CD), per Web-Down­load oder im Wege des Daten­träger­aus­tauschs (EDI) über­mit­telt wer­den. Die Rech­nung muss zudem in ein­er für das men­schliche Auge les­baren Form geschrieben sein.

Echtheit der Herkun­ft und Unversehrtheit des Inhalts ein­er Rech­nung. Echtheit der Herkun­ft und Unversehrtheit des Inhalts ein­er Rech­nung sind Voraus­set­zung für den Vors­teuer­abzug.

Die Echtheit der Herkun­ft ein­er Rech­nung ist gewährleis­tet, wenn die Iden­tität des Rech­nungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts ein­er Rech­nung ist gewährleis­tet, wenn die nach dem Umsatzs­teuerge­setz erforder­lichen Pflich­tangaben während der Über­mit­tlung der Rech­nung nicht geän­dert wor­den sind.

Hierzu ist ein Nach­weis zum inner­be­trieblichen Kon­trol­lver­fahren erforder­lich, den der Unternehmer mit Hil­fe eines ver­lässlichen Prüf­p­fads führen kann.

Ver­wen­det der Unternehmer keine qual­i­fizierte elek­tro­n­is­che Sig­natur oder das EDI-Ver­fahren, ist durch ein inner­be­trieblich­es Kon­trol­lver­fahren, das einen ver­lässlichen Prüf­p­fad zwis­chen Rech­nung und Leis­tung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkun­ft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Les­barkeit der Rech­nung gewährleis­tet sind. Wie das geschehen soll, legt jed­er Unternehmer selb­st fest.

Inner­be­trieblich­es Kon­trol­lver­fahren. Ein inner­be­trieblich­es Kon­trol­lver­fahren ist ein Ver­fahren, das der Unternehmer zum Abgle­ich der Rech­nung mit sein­er Zahlungsverpflich­tung ein­set­zt. Der Unternehmer wird im eigen­em Inter­esse ins­beson­dere über­prüfen, ob die Rech­nung in der Sub­stanz kor­rekt ist, d.h. ob die in Rech­nung gestellte Leis­tung tat­säch­lich in dargestell­ter Qual­ität und Quan­tität erbracht wurde, der Rech­nungsaussteller also tat­säch­lich den Zahlungsanspruch hat, die vom Rech­nungssteller angegebene Kon­toverbindung kor­rekt ist und ähn­lich­es.

Es müssen hier­für keine neuen speziellen Ver­fahrensweisen inner­halb des Unternehmens geschaf­fen wer­den. Bere­its ein entsprechend ein­gerichtetes Rech­nungswe­sen kann als geeignetes Kon­trol­lver­fahren dienen, das die Zuord­nung der Rech­nung zur emp­fan­genen Leis­tung ermöglicht.

Ver­lässlich­er Prüf­p­fad. Ein ver­lässlich­er Prüf­p­fad ist Bestandteil eines inner­be­trieblichen Kon­trol­lver­fahrens zur Gewährleis­tung der Echtheit der Herkun­ft ein­er Rech­nung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Les­barkeit. Anhand eines ver­lässlichen Prüf­p­fads ist ein Zusam­men­hang zwis­chen der Rech­nung und der zugrunde liegen­den Leis­tung herzustellen.

Durch einen Abgle­ich mit der Bestel­lung, dem Auf­trag oder Ver­trag und, ggf. dem Liefer­schein über­prüft der Unternehmer, ob die Rech­nung inhaltlich ord­nungs­gemäß ist, also die Rech­nungsangaben und der leis­tende Unternehmer zutr­e­f­fend sind. Dies ist bere­its aus anderen Grün­den erforder­lich, näm­lich um die Voraus­set­zun­gen des Vors­teuer­abzugs festzustellen.

Auf­be­wahrung elek­tro­n­is­ch­er Rech­nun­gen. Beste­ht eine Auf­be­wahrungspflicht, so sind elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen in dem elek­tro­n­is­chen For­mat der Ausstel­lung bzw. des Emp­fangs (z.B. dig­i­tal als E‑Mail ggf. mit Anhän­gen in Bild­for­mat­en wie pdf oder tiff, dig­i­tal als Com­put­er-Tele­fax, dig­i­tal als Web-Down­load oder in EDI-For­mat­en) aufzube­wahren. Das bei der Auf­be­wahrung angewen­dete Ver­fahren und die Prozesse müssen den Grund­sätzen ord­nungs­gemäßer Buch­führung und DV-gestützter Buch­führungssys­teme und den Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­barkeit dig­i­taler Unter­la­gen entsprechen.

Die auf­be­wahrten Rech­nun­gen müssen während der Dauer der Auf­be­wahrungs­frist jed­erzeit les­bar und maschinell auswert­bar sein. Diese Regelung ist nicht neu, son­dern gilt auch für andere, für die Besteuerung rel­e­van­ten elek­tro­n­is­chen Unter­la­gen, wie z.B. die elek­tro­n­is­che Buch­führung und Gewin­ner­mit­tlung oder elek­tro­n­is­che Geschäfts­briefe. Die Auf­be­wahrungs­frist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Es ist darauf hinzuweisen, dass elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen zwin­gend elek­tro­n­isch während der Dauer der Auf­be­wahrungs­frist auf einem Daten­träger aufzube­wahren sind, der keine Änderun­gen mehr zulässt. Hierzu gehören ins­beson­dere nur ein­mal beschreib­bare CDs und DVDs. Eine Auf­be­wahrung ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung als Papier­aus­druck ist in diesen Fällen nicht zuläs­sig.

Pflich­tangaben ein­er Rech­nung. An dieser Stelle möcht­en wir auch auf Pflich­tangaben ein­er Rech­nung aufmerk­sam machen.

Ord­nungs­gemäße Rech­nun­gen müssen weit­er­hin fol­gende Pflich­tangaben zwin­gend enthal­ten, damit der Rech­nungsempfänger hier­aus den Vors­teuer­abzug erhält (§ 14 Abs. 4 UStG):

  • Voll­ständi­ger Name und Anschrift des Leis­ten­den und des Leis­tungsempfängers
  • Steuer­num­mer oder Umsatzs­teuer- Iden­ti­fika­tion­snum­mer (USt-IdNr.) des leis­ten­den Unternehmers
  • Ausstel­lungs­da­tum
  • die ein­ma­lig vergebene, fort­laufende Rech­nungsnum­mer
  • Zeit­punkt der Liefer­ung oder son­sti­gen Leis­tung
  • das nach Steuer­sätzen und einzel­nen Steuer­be­freiun­gen aufgeschlüs­selte (Netto-)Entgelt, jede im Voraus vere­in­barte Ent­gelts­min­derung, sofern sie nicht im Ent­gelt berück­sichtigt ist
  • den anzuwen­den­den Steuer­satz, den Umsatzs­teuer­be­trag oder ggf. einen Hin­weis auf die jew­eilig gel­tende Steuer­be­freiung
  • Menge und Art der Liefer­ung oder Umfang und Art der son­sti­gen Leis­tung
  • Hin­weis auf 2‑jährige Auf­be­wahrungspflicht bei Grund­stück­sleis­tun­gen
  • Bei Klein­be­tragsrech­nun­gen (brut­to bis zu 150 EUR) muss der Leis­tungsempfänger, die USt-IdNr. sowie eine Rech­nungsnum­mer nicht angegeben wer­den. Zudem reicht die Angabe des Brut­to­be­trags sowie des zutr­e­f­fend­en Steuer­satzes aus. Die gle­ichen Erle­ichterun­gen gel­ten bei Fahrausweisen über eine Per­so­n­en­be­förderung. Unter­liegt diese dem ermäßigten Steuer­satz, ist die Angabe des Steuer­satzes ent­behrlich. Diese Erle­ichterun­gen gel­ten nicht für die Beförderung mit einem Taxi oder für die Ver­mi­etung von Autos.

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